App
ENG
NLDe Revolutie die Peppol e-Facturatie tot leven zal brengen.
Teneinde tot een betere handhaving van de BTW wetgeving te komen, hebben overheden van diverse landen wereldwijd, ongeveer 15 jaar geleden en in samenhang met elkaar besloten om een aantal nieuwe e-Facturatie regels uit te vaardigen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks Peppol e-Facturatie Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is vastgelegd dat UBL facturen, direkt bij ontvangst, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt zouden worden, vanuit het Peppol systeem.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Overheidsmodel ziet er als volgt uit:
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Software en Diensten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels. Zo zouden leveranciers van ERP software zorgen voor het mechanisme wat de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk mogelijk zou maken.
Maar ondanks het feit dat veel overheidsdiensten en anderen in de afgelopen 15 jaar kosten noch moeite hebben gespaard om Peppol e-Facturatie op gang te krijgen, is dit niet gelukt, en dat is te wijten aan het feit dat de Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang had moeten brengen, niet bleek te functioneren.
Bedrijven die gebruik zouden maken van het automatische boekingsmechanisme, zouden namelijk ongevalideerde en zelfs ongeziene facturen in hun boekhouding geboekt krijgen, wat hun boekhouding en balansen volkomen onbetrouwbaar zou maken en daarom lieten veel bedrijven het automatisch boeken van facturen niet toe.
Uiteraard hadden bedrijven in de afgelopen 15 jaar, wel UBL facturen via het Peppol netwerk, met elkaar kunnen uitwisselen, ook zonder een functionerende e-Facturatie adoptie Motor, maar dan hadden ze ongeveer 15 tot 20 procent meer kosten en inspanning moeten besteden aan hun Procurement Processen, dus dat ze dat niet gedaan hebben, is wel begrijpelijk, zeker ook omdat de meeste bedrijven nu reeds alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Om de adoptie van Peppol e-Facturatie toch op gang te brengen, overwegen diverse overheden om Peppol e-Facturatie verplicht te stellen, en sommige overheden hebben dit reeds gedaan, maar of dit de juiste weg is, valt te betwijfelen. De overheden zullen zich af moeten vragen of de druk, gepaard gaande met de negatieve gevolgen voor het bedrijfsleven, wel opweegt tegen de positieve resultaten die met het Peppol e-Facturatie projekt verwacht worden.
Wat ons een beter alternatief lijkt dan het verplichtstellen van Peppol e-Facturatie, is het ontwikkelen van een Nieuwe Motor waarmee de adoptie van Peppol e-Facturatie wel op gang gebracht kan worden en wij kunnen de overheden hiermee helpen, maar voordat we daar dieper op ingaan, geven we eerst aan waarom veel bedrijven moeite hebben met het op orde krijgen en houden van hun Procurement Processen en waarom het dus de afgelopen 15 jaar, niet gelukt is om daarbij ook nog Peppol e-Facturatie te ondersteunen.
Het Procurement Proces is het proces waarin leveranciers en klanten elkaar, vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. toesturen, om zo hun onderlinge handel te monitoren en gecontroleerd te laten verlopen, zodat ze uiteindelijk de Inkoopfacturen die uit hun handel voortkomen kunnen Valideren en de VerkoopFactureren kunnen Vervaardigen, die uit hetzelfde proces voortkomen.
Het Procurement Proces is het enige stukje bedrijfsadministratie, wat nooit geautomatiseerd en gedigitaliseerd is, en nog op een middeleeuwse Papieren wijze gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden, hierboven genoemde procurement documenten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard worden. Hierdoor kunnen Procurement Processen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan.
Dus samengevat: Hebben we hierboven vastgesteld dat de oorspronkelijke Peppol e-Facturatie adoptie Motor van de overheden, gebaseerd op het automatisch boeken van inkoopfacturen, niet gefunctioneerd heeft in de afgelopen 15 jaar en dat er dus een nieuwe manier bedacht moet worden om Peppol e-Facturatie op gang te krijgen.
Daarnaast hebben we vastgesteld dat het voor bedrijven nu al heel moeilijk is om hun huidige Procurement Processen op orde te houden en dat het ondersteunen van Peppol e-Facturatie, de druppel zou zijn, die de emmer doet overlopen.
Wat ligt er dus meer voor de hand, dan het Procurement Proces te automatiseren en te digitaliseren en de enorme efficiency voordelen die daaruit voortkomen, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang gaat brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model”genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeksmodel van de overheden, waar we een groot aantal Procurement functies aan toegevoegd hebben en een Database waar alle Procurement documenten in opgeslagen kunnen worden.
Wij hebben bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model erop toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet overtreden werden.
Het Procurement Document Model is gebaseerd op het principe dat bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden wordt. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Binnen het Procurement Document Model speelt het automatisch boeken uiteraard geen enkele rol meer, maar worden Inkoopfacturen pas in de boekhouding geboekt, nadat ze gevalideerd, genummerd, gefiatteerd en gecodeerd zijn.
De effieciency voordelen die met het Procurement Document Model bereikt kunnen worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen dienen als Motor voor de adoptie van Peppol e-Facturatie komen niet voort uit oneigenlijke akties zoals het automatisch boeken van facturen, maar simpelweg uit het Automatiseren en Digitaliseren van het normale procurement proces, met als resultaat dat procurement documenten Nooit meer uitgeprint hoeven te worden, wat onder meer de volgende efficiency-, kosten- en milieuvoordelen met zich meebrengt:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat er in het Procurement Proces geen papier meer verbruikt wordt.
Het Procurement Document Model bestrijkt een veel breder gebied dan het Overheidsmodel wat zich uitsluitend richt op facturen, terwijl het Procurement Document Model Alle documenten en Alle verwerkingen Automatiseert en Digitaliseert, die deel uitmaken van het Procurement Proces. En bovendien is het Procurement Document Model geoptimaliseerd voor de verwerking van UBL facturen.
Door al deze besparingen en optimalisaties, kunnen Apps die op basis van het Procurement Document Model ontwikkeld zijn een uitermate sterke Motor genereren, waarmee de adoptie van Peppol e-Facturatie gemakkelijk op gang gebracht kan worden.
Wij schatten in dat Apps die ontwikkeld zijn op basis van het PDM model, kunnen leiden tot besparingen van wel 30 à 40 procent, op Procurement , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Dat het gehele Procurement Document Model aan de klantenkant van het schema weergegeven is, zou de indruk kunnen wekken dat het alleen voor een Klantenrol gebruikt zou kunnen worden, maar dat is niet het geval.
Het Procurement Document Model vertegenwoordigt een compleet bedrijfsmodel, waarin niet alleen de klanten functionaliteiten ondersteund worden, maar tevens ook de leveranciers functionaliteiten, zoals het versturen van Uitgaande e-Facturen (zie de blauwe pijlen in het model). Het Procurement Document Model is dus onverkort bruikbaar voor het ontwikkelen van Apps voor Alle categorieën, zoals voor overheden en bedrijven, ongeacht of het vanuit de klanten- of leveranciersrol gebeurt.
Betreffende het Convenant met de e-Facturatie stakeholders zijn wij van mening, dat gezien het feit dat de Peppol e-Facturatie adoptie Motor niet functioneert, de betreffende overheden de plicht hebben om het Convenant te herroepen of aan te passen, want zolang dit niet gebeurt, zullen de e-Facturatie stakeholders zich aan dit Convenant blijven conformeren, met als gevolg dat het Peppol e-Facturatie project niet van de grond kan komen.
Wij hebben ons niet beperkt tot het ontwerpen van het Procurement Document Model, maar hebben op basis hiervan, een geheel nieuwe Web App ontwikkeld, genaamd:
De dossiers worden door PDM gebruikers aangemaakt op basis van eigenschappen die ze zelf bepalen, maar dossiers worden vaak aangemaakt op basis van Inkoop- en Verkooporders, om zo het Valideren van inkoopfacturen en het Factureren van verkooporders te faciliteren.
Dossiers kunnen binnen de PDM App binnen een paar seconden getraceerd worden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm voordeel in werkdruk oplevert, ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak minuten duurt voordat het juiste mapje gevonden is.
In het Procurement Document Model is te zien dat Alle procurement documenten, ook die documenten die Niet via het Peppol netwerk gedistribueerd worden, maar wel deel uitmaken van het procurementproces, in het PDM proces opgenomen worden.
Het kan hierbij gaan om vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen, correspondentie die gevoerd is tussen leverancier en klant, maar ook om foto's van documenten die niet in digitale vorm aanwezig zijn, maar alleen op papier, deze documenten kunnen allemaal door middel van het maken van foto’s gedigitaliseerd worden en in het PDM proces opgenomen worden.
Binnen de PDM App worden alle Facturen (PDF, UBL, Inkomend en Uitgaand) en Alle achterliggende documenten, gedurende de gehele fiscale bewaartermijn van administraties, in de PDM database bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en toegankelijk zijn. Dit in tegenstelling tot de huidige praktijk, waarin facturen ongestructureerd op harde schijven of in stoffige archieven bewaard worden, alwaar ze moeilijk traceerbaar en toegankelijk zijn.
Binnen de PDM App kan een overzicht van Incomplete Dossiers aangevraagd worden. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen inkoop- of verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” wordt gebruikt om Nog te factureren verkooporders te detecteren, om zo de kans op vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te detecteren.
Journaalposten die met de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals als het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurementproces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren en accountants kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren en met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel boekhoud applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten nog niet via het internet toegankelijk waren.
En om u alvast een handje te helpen bij het live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u UBL/PDF e-Factuur paren naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische Peppol e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Maar zolang overheden het roer nog niet omgegooid hebben en het Procurement Document Model gaan inzetten om Peppol e-Facturatie op gang te brengen, is er niets wat bedrijven of overheden hoeft tegen te houden, om nu reeds onze App te gaan gebruiken, Alle hierboven omschreven voordelen zoals de toename van efficiency, ruimtebesparing en een formidabel lagere belasting van het milieu, zijn namelijk onverminderd ook van toepassing, wanneer bedrijven de PDM App gebruiken, Zonder dat ze Peppol e-Facturatie toepassen.
Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen ermee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van Peppol e-Facturatie.
De PDM App is een WebApp die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De PDM App is in de Engelse taal beschikbaar, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks Peppol e-Facturatie Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is vastgelegd dat UBL facturen, direkt bij ontvangst, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt zouden worden, vanuit het Peppol systeem.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Overheidsmodel ziet er als volgt uit:
NB: Kortheidshalve hanteren we op deze website de termen UBL als verzamelnaam voor alle gestructureerde factuurformaten die verwant zijn aan UBL, en Peppol als verzamelnaam voor alle Netwerken die verwant zijn aan het Peppol Netwerk.
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Software en Diensten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels. Zo zouden leveranciers van ERP software zorgen voor het mechanisme wat de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk mogelijk zou maken.
Maar ondanks het feit dat veel overheidsdiensten en anderen in de afgelopen 15 jaar kosten noch moeite hebben gespaard om Peppol e-Facturatie op gang te krijgen, is dit niet gelukt, en dat is te wijten aan het feit dat de Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang had moeten brengen, niet bleek te functioneren.
Bedrijven die gebruik zouden maken van het automatische boekingsmechanisme, zouden namelijk ongevalideerde en zelfs ongeziene facturen in hun boekhouding geboekt krijgen, wat hun boekhouding en balansen volkomen onbetrouwbaar zou maken en daarom lieten veel bedrijven het automatisch boeken van facturen niet toe.
Uiteraard hadden bedrijven in de afgelopen 15 jaar, wel UBL facturen via het Peppol netwerk, met elkaar kunnen uitwisselen, ook zonder een functionerende e-Facturatie adoptie Motor, maar dan hadden ze ongeveer 15 tot 20 procent meer kosten en inspanning moeten besteden aan hun Procurement Processen, dus dat ze dat niet gedaan hebben, is wel begrijpelijk, zeker ook omdat de meeste bedrijven nu reeds alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Om de adoptie van Peppol e-Facturatie toch op gang te brengen, overwegen diverse overheden om Peppol e-Facturatie verplicht te stellen, en sommige overheden hebben dit reeds gedaan, maar of dit de juiste weg is, valt te betwijfelen. De overheden zullen zich af moeten vragen of de druk, gepaard gaande met de negatieve gevolgen voor het bedrijfsleven, wel opweegt tegen de positieve resultaten die met het Peppol e-Facturatie projekt verwacht worden.
Wat ons een beter alternatief lijkt dan het verplichtstellen van Peppol e-Facturatie, is het ontwikkelen van een Nieuwe Motor waarmee de adoptie van Peppol e-Facturatie wel op gang gebracht kan worden en wij kunnen de overheden hiermee helpen, maar voordat we daar dieper op ingaan, geven we eerst aan waarom veel bedrijven moeite hebben met het op orde krijgen en houden van hun Procurement Processen en waarom het dus de afgelopen 15 jaar, niet gelukt is om daarbij ook nog Peppol e-Facturatie te ondersteunen.
Het Procurement Proces is het proces waarin leveranciers en klanten elkaar, vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. toesturen, om zo hun onderlinge handel te monitoren en gecontroleerd te laten verlopen, zodat ze uiteindelijk de Inkoopfacturen die uit hun handel voortkomen kunnen Valideren en de VerkoopFactureren kunnen Vervaardigen, die uit hetzelfde proces voortkomen.
Het Procurement Proces is het enige stukje bedrijfsadministratie, wat nooit geautomatiseerd en gedigitaliseerd is, en nog op een middeleeuwse Papieren wijze gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden, hierboven genoemde procurement documenten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard worden. Hierdoor kunnen Procurement Processen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan.
Dus samengevat: Hebben we hierboven vastgesteld dat de oorspronkelijke Peppol e-Facturatie adoptie Motor van de overheden, gebaseerd op het automatisch boeken van inkoopfacturen, niet gefunctioneerd heeft in de afgelopen 15 jaar en dat er dus een nieuwe manier bedacht moet worden om Peppol e-Facturatie op gang te krijgen.
Daarnaast hebben we vastgesteld dat het voor bedrijven nu al heel moeilijk is om hun huidige Procurement Processen op orde te houden en dat het ondersteunen van Peppol e-Facturatie, de druppel zou zijn, die de emmer doet overlopen.
Wat ligt er dus meer voor de hand, dan het Procurement Proces te automatiseren en te digitaliseren en de enorme efficiency voordelen die daaruit voortkomen, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van Peppol e-Facturatie op gang gaat brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model”genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeksmodel van de overheden, waar we een groot aantal Procurement functies aan toegevoegd hebben en een Database waar alle Procurement documenten in opgeslagen kunnen worden.
Wij hebben bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model erop toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet overtreden werden.
Het Procurement Document Model is gebaseerd op het principe dat bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden wordt. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Binnen het Procurement Document Model speelt het automatisch boeken uiteraard geen enkele rol meer, maar worden Inkoopfacturen pas in de boekhouding geboekt, nadat ze gevalideerd, genummerd, gefiatteerd en gecodeerd zijn.
De effieciency voordelen die met het Procurement Document Model bereikt kunnen worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen dienen als Motor voor de adoptie van Peppol e-Facturatie komen niet voort uit oneigenlijke akties zoals het automatisch boeken van facturen, maar simpelweg uit het Automatiseren en Digitaliseren van het normale procurement proces, met als resultaat dat procurement documenten Nooit meer uitgeprint hoeven te worden, wat onder meer de volgende efficiency-, kosten- en milieuvoordelen met zich meebrengt:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat er in het Procurement Proces geen papier meer verbruikt wordt.
Het Procurement Document Model bestrijkt een veel breder gebied dan het Overheidsmodel wat zich uitsluitend richt op facturen, terwijl het Procurement Document Model Alle documenten en Alle verwerkingen Automatiseert en Digitaliseert, die deel uitmaken van het Procurement Proces. En bovendien is het Procurement Document Model geoptimaliseerd voor de verwerking van UBL facturen.
Door al deze besparingen en optimalisaties, kunnen Apps die op basis van het Procurement Document Model ontwikkeld zijn een uitermate sterke Motor genereren, waarmee de adoptie van Peppol e-Facturatie gemakkelijk op gang gebracht kan worden.
Wij schatten in dat Apps die ontwikkeld zijn op basis van het PDM model, kunnen leiden tot besparingen van wel 30 à 40 procent, op Procurement , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Dat het gehele Procurement Document Model aan de klantenkant van het schema weergegeven is, zou de indruk kunnen wekken dat het alleen voor een Klantenrol gebruikt zou kunnen worden, maar dat is niet het geval.
Het Procurement Document Model vertegenwoordigt een compleet bedrijfsmodel, waarin niet alleen de klanten functionaliteiten ondersteund worden, maar tevens ook de leveranciers functionaliteiten, zoals het versturen van Uitgaande e-Facturen (zie de blauwe pijlen in het model). Het Procurement Document Model is dus onverkort bruikbaar voor het ontwikkelen van Apps voor Alle categorieën, zoals voor overheden en bedrijven, ongeacht of het vanuit de klanten- of leveranciersrol gebeurt.
Betreffende het Convenant met de e-Facturatie stakeholders zijn wij van mening, dat gezien het feit dat de Peppol e-Facturatie adoptie Motor niet functioneert, de betreffende overheden de plicht hebben om het Convenant te herroepen of aan te passen, want zolang dit niet gebeurt, zullen de e-Facturatie stakeholders zich aan dit Convenant blijven conformeren, met als gevolg dat het Peppol e-Facturatie project niet van de grond kan komen.
In samenhang met het bovenstaande, vermelden wij daarom ook, dat ons Procurement Document Model vrij is van elke licentie, dus het staat eenieder vrij om het naar eigen goeddunken te gebruiken. Overheden zouden het kunnen gebruiken om er het Convenant mee aan te passen en software ontwikkelaars kunnen het gebruiken om er vergelijkbare Apps mee te ontwikkelen, als onze PDM App, die hieronder beschreven wordt.
Wij hebben ons niet beperkt tot het ontwerpen van het Procurement Document Model, maar hebben op basis hiervan, een geheel nieuwe Web App ontwikkeld, genaamd:
Procurement Document Manager, afgekort PDM
Praktische implementaties van het model in de PDM App
Documenten worden binnen de PDM App, in digitale Dossiers van aan elkaar verwante documenten verzameld, net zoals papieren procurement documenten in aan elkaar verwante papieren mapjes verzameld worden.De dossiers worden door PDM gebruikers aangemaakt op basis van eigenschappen die ze zelf bepalen, maar dossiers worden vaak aangemaakt op basis van Inkoop- en Verkooporders, om zo het Valideren van inkoopfacturen en het Factureren van verkooporders te faciliteren.
Dossiers kunnen binnen de PDM App binnen een paar seconden getraceerd worden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm voordeel in werkdruk oplevert, ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak minuten duurt voordat het juiste mapje gevonden is.
In het Procurement Document Model is te zien dat Alle procurement documenten, ook die documenten die Niet via het Peppol netwerk gedistribueerd worden, maar wel deel uitmaken van het procurementproces, in het PDM proces opgenomen worden.
Het kan hierbij gaan om vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen, correspondentie die gevoerd is tussen leverancier en klant, maar ook om foto's van documenten die niet in digitale vorm aanwezig zijn, maar alleen op papier, deze documenten kunnen allemaal door middel van het maken van foto’s gedigitaliseerd worden en in het PDM proces opgenomen worden.
Binnen de PDM App worden alle Facturen (PDF, UBL, Inkomend en Uitgaand) en Alle achterliggende documenten, gedurende de gehele fiscale bewaartermijn van administraties, in de PDM database bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en toegankelijk zijn. Dit in tegenstelling tot de huidige praktijk, waarin facturen ongestructureerd op harde schijven of in stoffige archieven bewaard worden, alwaar ze moeilijk traceerbaar en toegankelijk zijn.
Binnen de PDM App kan een overzicht van Incomplete Dossiers aangevraagd worden. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen inkoop- of verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” wordt gebruikt om Nog te factureren verkooporders te detecteren, om zo de kans op vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te detecteren.
Journaalposten die met de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals als het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurementproces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren en accountants kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren en met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel boekhoud applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten nog niet via het internet toegankelijk waren.
Live gebruik van de PDM App vanaf deze website
Als de PDM app te mooi lijkt om waar te zijn, dan willen we graag elke twijfel wegnemen door u de gelegenheid te geven om onze PDM App LIVE te gebruiken en te beoordelen vanaf deze website.En om u alvast een handje te helpen bij het live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u UBL/PDF e-Factuur paren naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
Let overigens bij het beoordelen van de PDM App op deze website niet op het type, of de inhoud van de documenten die in de App aanwezig zijn, want zoals u zelf heeft kunnen vaststellen, is de PDM App op deze website openbaar toegankelijk en elke websitebezoeker kan elk gewenst document naar de PDM App uploaden waardoor er geen logische samenhang tussen de documenten in de App bestaat.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische Peppol e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Wij zouden elke overheid die overweegt om Peppol e-Facturatie verplicht te stellen willen adviseren, zich eerst te verdiepen in PDM, en vaststellen dat de verplichtstelling van Peppol e-Facturatie achterwege kan blijven, wanneer PDM gebruikt wordt, omdat het Peppol e-Facturatie optimaal ondersteunt en tegelijkertijd leidt tot enorme efficiencyverbeteringen en kostenbesparingen voor bedrijven.
Bedrijven zullen hierdoor vrijwillig de PDM App gaan gebruiken en daarmee impliciet Peppol e-Facturatie ondersteunen, zonder daartoe gedwongen te hoeven worden.
Bedrijven zullen hierdoor vrijwillig de PDM App gaan gebruiken en daarmee impliciet Peppol e-Facturatie ondersteunen, zonder daartoe gedwongen te hoeven worden.
Evaluatie van de PDM App
In voorgaande secties hebben we veel aandacht besteed aan het overtuigen van overheden, dat de strategie die ze tot nu toe toegepast hebben om Peppol e-Facturatie op gang te brengen, niet de juiste is, en dit is niet alleen gebleken uit de slechte resultaten die ermee behaald zijn, maar tevens hebben aangegeven wat er mis is met die strategie en waarom onze PDM app een veel betere optie zou zijn om Peppol e-Facturatie op gang te brengen.Maar zolang overheden het roer nog niet omgegooid hebben en het Procurement Document Model gaan inzetten om Peppol e-Facturatie op gang te brengen, is er niets wat bedrijven of overheden hoeft tegen te houden, om nu reeds onze App te gaan gebruiken, Alle hierboven omschreven voordelen zoals de toename van efficiency, ruimtebesparing en een formidabel lagere belasting van het milieu, zijn namelijk onverminderd ook van toepassing, wanneer bedrijven de PDM App gebruiken, Zonder dat ze Peppol e-Facturatie toepassen.
Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen ermee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van Peppol e-Facturatie.
De PDM App is een WebApp die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De PDM App is in de Engelse taal beschikbaar, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.